Các quy tắc cơ bản cho các cuộc họp hiệu quả

5
Các quy tắc cơ bản cho các cuộc họp hiệu quả

Đăng ngày 19 tháng 7 năm 2021 bởi johnspence

Đăng ký Blog của John

Nhận các cập nhật blog mới nhất được gửi đến hộp thư đến của bạn.

Tất cả chúng ta đã bị mắc kẹt trong một cuộc họp tồi tệ. Chương trình và mục đích của cuộc họp? Không rõ. Bạn đến đúng giờ chỉ để nó bắt đầu muộn mười phút. Chỉ cần một người thiết lập giai điệu của cuộc họp.

Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy các quy tắc cơ bản cần thiết của tôi để điều hành một cuộc họp hiệu quả:

1. Chỉ tổ chức các cuộc họp khi họ thực sự cần thiết.

2. Thực hiện cuộc họp mục tiêu rõ ràng. Một cuộc họp phải có một mục đích cụ thể và xác định. Các cuộc họp thường trực với những mục tiêu mơ hồ thường rất lãng phí thời gian.

3. Chỉ mời những người thực sự cần tham gia cuộc họp.

4. Tạo một chương trình làm việc bao gồm tất cả mọi thứ bạn định thực hiện, cùng với một lịch trình cho phép một số phút nhất định cho từng mục và gửi trước cho mọi người qua email.

5. Gửi thông tin chính (chẳng hạn như số liệu tài chính hoặc doanh số) trước cuộc họp để mọi người có thể nghiên cứu nó và bạn không lãng phí thời gian quý báu để nghe báo cáo. Các thành viên trong nhóm nên chuẩn bị sẵn sàng để hỏi những câu hỏi cụ thể về thông tin và sau đó chuyển sang mục tiếp theo của chương trình.

6. Phần lớn cuộc họp nên dành để đưa ra quyết định và tập trung vào các hành động trong tương lai chứ không phải kết quả trong quá khứ.

7. Bám sát lịch trình của bạn. Luôn bắt đầu và kết thúc đúng giờ.

số 8. Chỉ định một người điều hành cuộc họp để giúp mọi việc diễn ra đúng tiến độ (thường là người đã gọi cuộc họp) nhưng hãy nhớ rằng sự thành công của cuộc họp là trách nhiệm của tất cả mọi người.

9. Không lên lịch cho bất kỳ cuộc họp nào kéo dài hơn một giờ. Đầu óc chỉ có thể tiếp thu những gì mà mông có thể chịu đựng được.

10. Mọi người đều tham gia. Không ai thống trị.

11. Cấm công nghệ trừ khi nó cần thiết cho các cuộc họp.

12. Chỉ định ai đó ghi chép cẩn thận và gửi email bản ghi nhớ nêu bật những gì đã hoàn thành cho tất cả những người tham dự trong vòng 24 giờ sau cuộc họp. Ghi lại các trách nhiệm được giao, nhiệm vụ được giao và mọi thời hạn được giao.

13. Đạt được sự thống nhất trong các quyết định để mọi người nói bằng “một tiếng nói” khi chia sẻ thông tin với các thành viên còn lại của tổ chức.

14. Hiểu rõ thông tin nào có thể được chia sẻ và thông tin nào nên được giữ bí mật trong nhóm.

15. Nếu ai đó không đồng ý với một quyết định, họ phải đồng ý “không đồng ý và cam kết”.

16. Hãy cứng rắn với những ý tưởng và dễ dãi với mọi người.

17. Lắng nghe người khác và không ngắt lời. Chỉ có một người nói tại một thời điểm.

18. Nền tảng của một cuộc họp hiệu quả là đối thoại cởi mở và trung thực. Giúp mọi người an toàn khi nói chuyện và thảo luận về những chủ đề khó mà không sợ bị trả thù. Xử lý những khác biệt hoặc xung đột một cách cởi mở và tích cực.


Nếu bạn muốn liên hệ với tôi, tôi rất muốn nhận được phản hồi từ bạn. Vui lòng truy cập trang web của tôi tại https://johnspence.com/contact/ và cho tôi biết cách tôi có thể giúp.

Đăng ký Blog của John

Nhận các cập nhật blog mới nhất được gửi đến hộp thư đến của bạn.

Hỏi John một câu hỏi

Không có gì thúc đẩy John hơn là nhìn thấy khách hàng của mình thành công. Nếu bạn có một câu hỏi, xin vui lòng hỏi anh ấy! Anh ấy sẵn lòng giúp đỡ nếu có thể.

Hỏi John

bài viết tương tự

Leave a Reply