Cách quản lý các cuộc họp thu phóng

11
Cách quản lý các cuộc họp thu phóng

Đăng ngày 10 tháng 1 năm 2022 bởi johnspence

Đăng ký Blog của John

Nhận các cập nhật blog mới nhất được gửi đến hộp thư đến của bạn.

Tôi đã gửi ghi chú này cho một trong những khách hàng huấn luyện của tôi. Vì Covid, hầu như tất cả các hoạt động tương tác của cô ấy với nhóm của mình đều thông qua các cuộc họp Zoom, vì vậy, cô ấy đã hỏi tôi một số lời khuyên về cách làm cho chúng hiệu quả nhất có thể.

Robin,

Dựa trên cuộc thảo luận của chúng ta vào tuần trước, tôi muốn tổng hợp lại tổng quan này để cải thiện các cuộc họp Zoom của bạn. Tôi chắc chắn rằng bạn đã biết và làm được phần lớn những điều này, nhưng rất vui nếu được nhắc nhở và có thể chọn một vài thủ thuật mới. Đây là tất cả mọi thứ mà tôi nghĩ đến.

1. Có một chương trình nghị sự.

Ngồi xuống ít nhất ba hoặc bốn phút trước cuộc họp, lấy ra một tờ giấy và chuẩn bị cho cuộc họp, giống như một cuộc họp thông thường. Có chương trình làm việc, mục tiêu cụ thể cho cuộc họp và danh sách thông tin bạn cần chia sẻ và thông tin bạn cần thu thập. Ngay cả khi bạn không chạy cuộc họp Thu phóng, bạn vẫn nên chuẩn bị kỹ lưỡng.

2. Trước khi kết nối, hãy dọn dẹp bàn làm việc và tâm trí của bạn.

Tắt các màn hình khác nếu có, tắt điện thoại và dọn dẹp bàn làm việc, nơi bạn có thể ngồi và ghi chú mà không bị sao nhãng. Tập trung hoàn toàn vào cuộc họp. Đừng cố gắng đa nhiệm.

3. Chuẩn bị đi.

Có sẵn bất kỳ thông tin nào bạn có thể cần cho cuộc họp: lịch, báo cáo, dữ liệu, bản ghi nhớ, biểu đồ tổ chức. Bạn không muốn tìm kiếm những thứ này trong cuộc họp. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn đã đọc kỹ mọi ghi chú hoặc thông tin liên quan đến cuộc họp.

4. Đảm bảo rằng bạn trông đẹp trong cuộc gọi Thu phóng.

Tránh bị ngược sáng. Nhận ánh sáng tốt cho khuôn mặt của bạn. Sử dụng máy ảnh và micrô chất lượng cao. Nếu bạn đang đi mà không có màn hình xanh, hãy đảm bảo rằng bầu không khí phía sau bạn trong sạch và không gây mất tập trung. Hơn nữa, khi sử dụng màn hình màu xanh lá cây, hãy đảm bảo rằng nền bạn chọn không gây mất tập trung. Khi nói chuyện, hãy nhìn thẳng vào máy ảnh. Bằng cách này, có vẻ như bạn đang giao tiếp bằng mắt với những người khác trong cuộc gọi. Nếu mọi người không thể nhìn rõ bạn và nghe thấy bạn, điều đó sẽ làm giảm đáng kể thành công của cuộc họp.

5. Đảm bảo rằng có các quy tắc cơ bản rõ ràng và các kỳ vọng cho cuộc họp.

Cuộc họp Thu phóng sẽ diễn ra trong bao lâu? Mục đích chung của cuộc họp là gì? Ai đang gọi và tại sao? Kết quả mong muốn cụ thể của cuộc họp là gì? Việc này sẽ chỉ mất vài giây để trình bày, nhưng điều quan trọng là bạn phải thiết lập giọng điệu và xác minh lý do tại sao cuộc họp này là cần thiết. Nếu bạn là người phụ trách cuộc họp, tôi thực sự khuyên bạn nên gửi thông tin này ra ít nhất một ngày trước cuộc họp để mọi người biết các quy tắc cơ bản và đến cuộc họp chuẩn bị tốt.

6. Trong cuộc họp, hãy sử dụng các công cụ này để giữ cho cuộc trò chuyện tập trung và đi đúng hướng:

  • Mọi người đều tham gia: Thỉnh thoảng hãy kiểm tra với những người cụ thể để đảm bảo rằng họ đang tham gia hoặc để khơi gợi kiến ​​thức chuyên môn hoặc quan điểm độc đáo của họ. John, bạn nghĩ gì về điều đó? Wendy, bạn có gì để thêm không? Bob, tôi muốn nghe suy nghĩ của bạn về điều đó. Sue, chúng tôi đã không nhận được tin tức từ bạn trong một thời gian; Bạn nghĩ thế nào về ý tưởng này?
  • Câu hỏi kiểm tra nhận thức: Nghe có hay không? Bạn thấy vấn đề gì? Có ai khó chịu với điều này không? Có ai có một mối quan tâm? Đó là rõ ràng 100%? Điều này có vẻ hợp lý? Chúng ta cần nói về điều gì nhiều hơn khi mọi người đang nghe điện thoại? Có bất kỳ câu hỏi nào chúng tôi quên hỏi hoặc bất kỳ điều gì chúng tôi đã bỏ qua không?
  • Câu hỏi kiểm soát: Điều này giúp “kiểm soát” lượng thông tin mà một người cung cấp — một câu trả lời rất tập trung hoặc toàn diện. Vấn đề số một với… Vui lòng cho tôi biết những gì bạn cảm thấy là ba lý do hàng đầu… Tất cả các vấn đề xung quanh là gì… Bạn có thể chia sẻ với chúng tôi mọi điều bạn cảm thấy chúng tôi cần biết… Bạn thấy đâu là hai hoặc ba lý do hàng đầu quan trọng nhất… Chi tiết càng nhiều bạn có thể giúp tôi hiểu suy nghĩ của bạn xung quanh…
  • Đệm: Điều bạn đặt lên trước một câu hỏi khó hoặc nhọn để dễ hiểu hơn và cho người khác thấy rằng bạn đang hỏi câu hỏi hóc búa này bởi vì bạn đang cố gắng giúp đỡ họ. Để tôi có thể hỗ trợ nhóm của bạn tốt hơn, bạn có thể giải thích cho tôi… Để đảm bảo bạn có những gì bạn cần, bạn vui lòng chia sẻ với tôi… Vì tôi biết điều này quan trọng đối với bạn, bạn sẽ dành chút thời gian để xem qua…
  • Tuyên bố điều kiện: Đây là điều bạn đặt trước một câu hỏi khó hoặc nhọn để giải thích lý do tại sao bạn hỏi nó: Tôi đang xem qua báo cáo và nhận thấy XXX, điều này khiến tôi tự hỏi… Tôi đã nói chuyện với Fred về mảng CNTT, và anh ấy đã đưa ra một điểm xuất sắc; anh ấy cảm thấy… tôi đang đọc Wall Street Journal sáng nay và thấy một bài báo trên XXX, điều này khiến tôi nghĩ về… bạn thấy nó như thế nào?

Dưới đây là danh sách các loại câu hỏi sẽ giúp bạn giữ cho cuộc trò chuyện tập trung, hiệu quả và đi đúng hướng:

  • Đi / Không đi: Chúng ta thậm chí có cần phải thảo luận về điều này? Chúng tôi thậm chí có thẩm quyền để đưa ra quyết định này? Chúng ta có phải là những người thích hợp để thảo luận về nó không? Chúng ta có tất cả những người phù hợp trong cuộc gọi không? Bây giờ có phải là thời điểm tốt nhất để thảo luận về điều này? Đây có phải là điều chính xác để chúng ta tập trung vào ngay bây giờ không? Điều này có được xử lý tốt hơn thông qua email / gặp mặt không?
  • Làm rõ: Cụ thể ý bạn là gì? Nói cách khác, những gì có vẻ như bạn đang nói là… Từ tất cả những gì tôi đã nghe, có vẻ như vấn đề chính là… Tôi không chắc mình hiểu chính xác những gì bạn đang gặp phải; bạn có thể dành một phút để làm rõ… Theo những con số bạn đã đưa ra, có vẻ như… điều đó có chính xác không? Bạn có thể đặc sắc hơn không? Bạn có thể cung cấp cho chúng tôi một chút chi tiết hơn?
  • Các giả định: Làm thế nào để chúng ta biết điều này là đúng? Làm thế nào chúng ta có thể chắc chắn những con số này là đúng? Chúng ta dựa trên những giả định nào? Làm thế nào họ đo được điều đó? Phương pháp thu thập thông tin đó là gì? Ai đã cung cấp thông tin này? Điều này là như thế nào khác? Điều này khác nhau như thế nào? Điều gì có thể xảy ra? Điều gì là độc đáo về điều này?
  • Nguyên nhân: Điều gì đã khiến điều này xảy ra? Ai chịu trách nhiệm cho việc này xảy ra? Bạn nghĩ nguyên nhân gốc rễ là gì? Ai đã đưa ra quyết định này? Điều gì đã kích hoạt điều này xảy ra? Bạn cảm thấy ai hoặc điều gì là động lực chính của việc này? Điều gì đã đưa chúng tôi đến vị trí này?
  • Va chạm: Bạn nghĩ điều gì sẽ xảy ra? Điều này sẽ tác động như thế nào… Kết quả có thể sẽ như thế nào? Điều này có thể làm tổn thương chúng ta như thế nào? Bạn thấy lựa chọn thay thế nào? Có lợi ích không? Bạn nghĩ xác suất điều này xảy ra là bao nhiêu?
  • Hành động: Đầu tiên chúng ta cần làm gì? Các bước tiếp theo nên là gì? Tiếp theo chúng ta sẽ đi đâu? Bạn muốn xử lý việc này như thế nào? Ai sẽ chịu trách nhiệm? Làm thế nào chúng ta biết được thành công trông như thế nào? Kế hoạch thực hiện là gì? Ai có trách nhiệm giải trình?

7. Vì bạn đang đặt những câu hỏi tuyệt vời, nên bước sau đây là lắng nghe câu trả lời một cách xuất sắc.

Đối với tôi, cách duy nhất để làm điều này là loại bỏ mọi phiền nhiễu. Tôi cũng lặp đi lặp lại những gì người đó đang nói trong đầu để giữ tinh thần thoải mái và giúp tôi khóa thông tin vào não. Tôi liên tục tóm tắt và diễn giải ý kiến ​​của họ trong đầu để tiếp tục tập trung vào những gì họ đang nói, những điểm quan trọng mà họ đang đưa ra và những ý chính mà họ đang diễn đạt.

số 8. Cùng với khả năng nghe tuyệt vời là khả năng ghi chú siêu việt.

Chìa khóa ở đây là tạo ra một hệ thống để bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng thu thập tất cả những thông tin quan trọng nhất — loại tốc ký duy nhất của bạn, với các ký hiệu và từ có ý nghĩa đối với bạn. Tôi không thể nhấn mạnh đủ mạnh rằng việc ghi chép tốt có thể có giá trị như thế nào; nó đã là một người bảo vệ sự nghiệp cho tôi hơn một lần. Đảm bảo ghi ngày tất cả các ghi chú, liệt kê những người trong cuộc họp Thu phóng và cho biết thông tin quan trọng.

9. Các bước hành động.

Đừng bao giờ kết thúc cuộc họp mà không xác định rõ ràng điều gì sẽ xảy ra tiếp theo và ai là người chịu trách nhiệm về việc đó. Bước tiếp theo có thể là một cuộc họp khác, một email, khởi động hoặc kết thúc một dự án. Một cách tuyệt vời để làm điều này là sử dụng ghi chú của bạn để tóm tắt nhanh những điều chính được đề cập. Kiểm tra để xem nếu tất cả mọi người đồng ý. Ngoài ra, liệt kê các bước hành động và chủ sở hữu hành động. Sau đó yêu cầu xác minh.

10. Một cơ hội cuối cùng.

Tôi thường kết thúc các cuộc họp Zoom bằng một cơ hội cuối cùng để bất kỳ ai đưa ra ý kiến ​​hoặc mối quan tâm. Dòng tiêu chuẩn của tôi là: Trước khi chúng tôi rời đi, có bất kỳ câu hỏi, mối quan tâm, vấn đề, phản hồi, phản hồi, bất kỳ điều gì khác để cung cấp không?

11. Xem lại thông tin quan trọng.

Ngay sau cuộc họp, chỉ cần một hoặc hai phút để xem lại các ghi chú của bạn. Thêm thông tin khi cần thiết và lưu các ghi chú.

12. Theo sát.

Tôi thường theo dõi cuộc họp Zoom với một bản tóm tắt nhanh cho tất cả những người tham gia nhắc lại các điểm chính và các bước hành động / chủ sở hữu hành động.

13. Gặp gỡ các mối quan tâm.

Khi một cuộc họp có vẻ không diễn ra suôn sẻ, tôi sẽ ngay lập tức liên hệ với một vài người chủ chốt để thảo luận về bất kỳ mối quan tâm nào mà họ có thể có.

Chà, đây là tất cả những gì tôi có thể nghĩ đến lúc này; nếu tôi nghĩ ra thêm, tôi sẽ gửi nó cùng. Như tôi đã nói lúc đầu, bạn có thể đã biết nhiều về điều này; tuy nhiên, câu hỏi đơn giản là: Bạn có thực hiện những điều này trong mỗi cuộc gọi Zoom quan trọng không?


Nếu bạn muốn liên hệ với tôi, tôi rất muốn nhận được phản hồi từ bạn. Vui lòng truy cập trang web của tôi tại https://johnspence.com/contact/ và cho tôi biết cách tôi có thể giúp.

Đăng ký Blog của John

Nhận các cập nhật blog mới nhất được gửi đến hộp thư đến của bạn.

Hỏi John một câu hỏi

Không có gì thúc đẩy John hơn là nhìn thấy khách hàng của mình thành công. Nếu bạn có một câu hỏi, xin vui lòng hỏi anh ấy! Anh ấy sẵn lòng giúp đỡ nếu có thể.

Hỏi John

bài viết tương tự

Leave a Reply